El próximo 1 de julio entra en vigor el nuevo sistema de llevanza de los libros registro de IVA que implica su gestión a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria (SII) lo que supone el suministro electrónico de los registros de facturación en un período breve de tiempo.

Este nuevo sistema, el SII es obligatorio para los empresarios y profesionales y otros sujetos pasivos cuyo periodo de liquidación coincida con el mes natural, es decir, a empresas con una facturación superior a seis millones de euros, a grupos de IVA e inscritos en el REDEME (Registro de Devolución mensual del IVA).

Este procedimiento implicará la necesidad de informar a la AEAT sobre el contenido de las facturas, tanto de las emitidas como de las recibidas, y esto en un tiempo récord.

Este nuevo SII implica que las empresas deban adaptar sus sistemas informáticos, recomendamos que esto se haga a través de empresas especializadas dada la transcendencia de la información a transmitir.

Además, recomendamos que las empresas revisen sus sistemas de facturación y hagan una planificación fiscal de sus operaciones en la que se estudie el correcto tratamiento fiscal de las mismas. Para ello deben contar con sus asesores fiscales. Los trabajadores de su empresa, encargados de la gestión del IVA, deben hacer un esfuerzo para su instrucción en este nuevo entorno del SII, especialmente en materias de devengo, requisitos y formalidades de facturación, dado que las implicaciones ahora son prácticamente inmediatas y las empresas no van a tener capacidad de reaccionar al tener que suministrar los datos de las facturas de forma inmediata a la AEAT.

Especial trascendencia tiene el plazo de suministro de la información:

Las facturas emitidas el plazo es de 4 días desde su expedición, salvo que se trate de facturas expedidas por el destinatario o por un tercero, en cuyo caso, dicho plazo será de ocho días naturales. En ambos supuestos el suministro deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera producido el devengo del impuesto.

Por tanto, adquiere especial relevancia el plazo de emisión de la factura, El Reglamento de Facturación dispone que el plazo para su emisión depende de si el destinatario es o no empresario. Así si no es empresario el plazo es el mismo momento de realizar la operación. Si el destinatario es empresario o profesional la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a su devengo.

Dado que el plazo del SII es como máximo antes del día 16 del mes siguiente al devengo podemos encontrarnos que debemos informar de la factura a la AEAT el mismo día de la emisión si esperamos a emitirla los 16 días que da de plazo el reglamento de Facturación.

Las facturas deben contener tanto la fecha de emisión como la fecha de devengo, y esta información será suministrada a la AEAT, por lo que deberemos prestar especial atención a las operaciones dado que una emisión extemporánea podría implicar graves sanciones.

En cuanto a las facturas recibidas el plazo también es de 4 días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura o del documento en el que conste la cuota liquidada por las aduanas cuando se trate de importaciones y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación en que se hayan incluido las operaciones.

En este caso van a tener especial relevancia las facturas cuya fecha de emisión sea el 31 de diciembre, dado que para poder registrarlas y por ende deducirlas tendremos que estar en posesión de la factura original, y pudiera ser que la AEAT nos requiriera para demostrar que la hemos recibido a tiempo para poderla deducir.

In fine, no solamente las empresas tienen que preparar sus sistemas informáticos, sino que deben estar alertas sobre todo en las operaciones inusuales para no incurrir en sanciones por no declararlas conforme a la legislación de IVA que, aunque no ha cambiado el Suministro Inmediato de Información hará evidenciar los errores con mucha facilidad.

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