El próximo día 1 de enero de 2026 entra en vigor el sistema de facturación denominado Verifactu. Para una mejor comprensión vamos a tratar de responder a una serie de pregunta:
¿Qué es Verifactu?
En general, los términos VERI*FACTU o reglamento VERI*FACTU son formas abreviadas, coloquiales y significativas –aunque inexactas– de referirse al reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Denominados abreviadamente sistemas informáticos de facturación o SIF.
Este sistema se ha ideado para evitar prácticas fraudulentas las facturas de venta una vez expedidas y para contribuir a la modernización de las empresas, por lo menos eso es lo que dice la administración.
¿A quién afecta?
Esta obligación afecta a empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas, siempre y cuando cumplan las 4 condiciones siguientes (lo que podría denominarse la “regla de los 4 «NO»”):
- Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF para expedir facturas.
- Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII.
- Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.
- Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
En concreto, los obligados tributarios que llevan los libros registros de facturación en los términos establecidos en el art. 62.6 del Reglamento IVA, (mediante el suministro inmediato de información, o SII) están exonerados de este sistema VeriFactu.
¿Si utilizo Word o Excel quedo afectado?
La AEAT nos aclara que el reglamento no le afectará a los procesadores de texto ni a las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.
Esta distinción introduce una línea muy fina entre lo permitido y lo no permitido por la AEAT, asi un profesional que use Excel solo para escribir e imprimir facturas manualmente podría quedar exento, siempre que no automatice nada. Pero cualquier fórmula, regla de cálculo o macro convierte esa hoja en un software de facturación regulado.
Por tanto, aunque la AEAT haya flexibilizado su postura, la mayoría de los casos reales acabarán dentro del ámbito de Verifactu, sobre todo si se procesan o almacenan datos que afectan al cumplimiento tributario.
¿Puedo delegar en un tercero esta obligación?
Si. Se puede delegar en el destinatario de la operación o en un tercero el cumplimiento material de las obligaciones del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación siempre que se den las condiciones establecidas en el artículo 5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, a los efectos de la obligación de expedir de la factura, con facultades otorgadas para ello.
En cualquier caso, esta posibilidad no exime al obligado a expedir facturas de la responsabilidad sobre dicho cumplimiento
Modalidades de cumplimiento
Existen dos modalidades de cumplimiento, igualmente válidas, que se regulan en el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023:
La modalidad denominada VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción, evitándose con ello su alteración posterior, y asegurando su conservación.
Las facturas producidas por este procedimiento serán facturas verificables, dado que podrán ser consultadas en la Sede electrónica por el cliente para asegurarse de su calidad fiscal, utilizando para ello el QR incorporado a la factura.
La modalidad NO VERI*FACTU, que no exige la remisión a Sede electrónica de los registros de facturación, pero como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridad que incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema en los términos reglamentariamente establecidos.
Las facturas producidas por esta modalidad no serán facturas verificables, dado que no podrán ser consultadas en la sede, pero también incorporarán el Código QR en la factura y podrán ser comunicadas a la Agencia Tributaria.
Sanciones que se contemplan por su incumplimiento
El artículo 201 bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), prevé dos tipos de sanciones, ambas graves:
A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la LGT y su normativa de desarrollo (reglamento, orden ministerial y documentación relacionada de la sede electrónica de la Agencia Tributaria).
La cuantía estipulada es de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.
Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
A la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. El importe es de 50.000 euros por cada ejercicio.
Las entidades productoras o fabricantes del sistema informático deberán certificar, mediante una declaración responsable por escrito y de forma visible en el sistema y cada versión, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria (LGT), así como con lo dispuesto en este Reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se han aprobado mediante orden ministerial.
Todo obligado a emitir facturas que utilice un sistema de facturación debidamente certificado no tendrá responsabilidad por el incorrecto funcionamiento de este. Tal responsabilidad corresponderá a su fabricante, de acuerdo con el artículo 201 bis de la LGT.
Este régimen de sanciones para los fabricantes de sistemas informáticos es el que justifica que en la mayoría de los casos solamente ofrezcas sistemas SI VERIFACTU, es decir que los registros informáticos de factura sean remitidos a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción.
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